KI sorterer e-post i Eidsvoll kommune

Eidsvoll kommune mottar omtrent 3000 e-poster hver måned. Det kommer inn reklame, henvendelser fra innbyggere, informasjonsbrev og automatiske e-postvarsler fra andre offentlige instanser, spørsmål om fakturaer, med mer. Alle disse e-postene skal sorteres. Noe skal videresendes, noe skal journalføres, og noe skal slettes. 

Rett før jul startet en ny medarbeider i Eidsvoll kommunes dokumentsenter: KI-løsningen BERT. BERT er en språkmodell som er trent på et bredt utvalg norsk tekst - både bokmål og nynorsk - fra de siste 200 årene (Nasjonalbiblioteket - BERT). 

- Vi har trent BERT til å kjenne igjen e-poster og videresende dem til riktig avdeling. I dette arbeidet har vi brukt e-poster som kommunen har mottatt tidligere. Løsningen er trent til å gjenkjenne e-poster som skal journalføres, disse sorteres ut slik at våre dyktige ansatte ved dokumentsenteret håndterer føringen, forteller fagleder ved dokumentsenteret, Linda Sørlie Bamrud. 

Dersom BERT er under 85% sikker på hvem han skal videresende til, legger han e-posten i en mappe for manuell behandling. BERT bidrar til at informasjon og henvendelser kommer raskere frem til rett avdeling. 

Trygg bruk av KI i Eidsvoll kommune

Gjerdrum kommune var først ute med utvikling av løsningen for å ta i bruk kunstig intelligens i postmottaket. Gjennom godt samarbeid har Eidsvoll kommune tilpasset og videreutviklet løsningen. Det er gjort både risikovurdering og vurdering av personvernkonsekvenser sammen med personvernombudet i Eidsvoll kommune.

- Kartleggingene og vurderingene av KI i postmottaket viste at dette er en trygg og god løsning som bidrar til raskere håndtering av e-poster i dokumentsenteret. Kommunen kvalitetssikrer BERTs arbeid hver dag, for å redusere risikoen for feil i sending og behandling, sier rådgiver for kvalitet og internkontroll, og prosjektleder for KI på postmottak, Trine Skrårudseter Preston. 

Også stabsleder for administrasjon og digitaliseringsansvarlig, Vegard Sokn Ertsås, er godt fornøyd med BERT. Han påpeker at KI på postmottak er et første steg i bruk av KI, og at dette initiativet er i tråd med den nasjonale digitaliseringsstrategien. 

- Det er en klar forventning til at offentlig forvaltning skal levere kortere saksbehandlingstid, enklere og mer sammenhengende tjenester. Det er viktig, riktig og imponerende at dokumentsenteret er en av de første avdelingene som tar i bruk kunstig intelligens (KI) i Eidsvoll kommune, legger Sokn Ertsås til. 

Vegard Sokn Ertsås, Trine Skrårudseter Preston, Dag Wardenær og Linda Sørlie Bamrud